メールを返さない人の心理と計り知れない損失

メールを返さない人の心理と計り知れない損失

メールとは便利なものだ。
電話と違いリアルタイム性がないので、メールを即答しなくてもその場では誰からも文句を言われることはない。
だが、最近ではメールの文面は返信タイミングにも、心理学が応用されるようになってきた。
今回は、その1面についてお伝えしようと思う。

起業してから3年、実際に会社を運営し始めてから約1年たつが、そこで様々な人と仕事をさせてもらった。その中で1つ気づいた事は、「仕事ができる人ほどメールの返信が早い」という事実だった。
だが、私は、会社員時代からメールの作成が非常に遅かった。それはひとえに以下のような要因があった。

  • つたない日本語力。
  • デバイスによるインプットスピードの差。外出先はスマホで返信するケースもあるので。

まあ、今考えると言い訳みたいなものだが、「メールの返信が遅い」という事実はしっかりと受け止める必要がある。
それを改善しようと思っていた矢先、以下の記事が非常に参考になった。
http://wol.nikkeibp.co.jp/atcl/column/15/021600055/030700005/
 

 返信が遅いのは、全力で返そうとするから

返信が遅い人を見ていると、どうやら1のメールに対して、100%の内容で返そうとする人が多い。実際私もそうで、メールの中身を引用(インライン)して返そうとすると、どうしても時間がかかってしまう。
暇なときはそれでもいいが、返すメールが2つ3つたまってくると、徐々にストレスがたまってくるものだ。
ある日、メールの返信を1日に5つ以上同時に返さなければならないケースがあった。その時に、あきらめムードの中思いついたのは、「無理して返すのではなく、返事だけしよう」というものだった。
例えば、今までの私は・・・
A:「○○の件で、こういった問題がありまして、どのようにすればよいかご教示願えますでしょうか?」
私:「○○は、△△をご確認いただければよろしいかと存じます。その後・・・」
このような感じで、1つの問いに関して100%の回答をしようと躍起になって時間がかかっていた。それを改善すると、
A:「○○の件で、こういった問題がありまして、どのようにすればよいかご教示願えますでしょうか?」
私:「お問い合わせありがとうございます。○○については、調査の時間が必要ですので、しばらくお時間いただけますでしょうか。」
(しばらくして・・・)
私:「○○は、△△をご確認いただければよろしいかと存じます。その後・・・
といった形で、1返信を挟むのだ。
では、なぜこの1返信が必要なのか?
 

飲食店に例えればわかる、あのイライラ

話は変わるが、貴方は飲食店で非常に待たされ、イライラした経験がはないだろうか?
よくあるのは、着席したは良いが、店員がいつまでたってもまったくオーダーを取りに来ないというケースだ。
https://detail.chiebukuro.yahoo.co.jp/qa/question_detail/q1367617603
流石にこれを許容できるお客さんはほとんどいないだろう。
では、メールに置き換えて考えてみよう。
同じことである。
つまり、人によって許容範囲は違えど、メールの返信がまったくない場合は、その会社、その人に対する不信感が募るのは当たり前の話なのだ。
特に ビジネスメールの場合、24時間(1日)が1つの期限だといわれている。他の代替手段(電話やLINE、Skype等)で別途連絡している場合は問題ないが、まったく返事をしない、というのは、その人を無視しているのと同じことである。
飲食店で腹を立てるのがわかっていながら、一部のビジネスマンはそれを理解していないようだ。
私が経験したわけではないが、知人がお客様からのメールの返信を3日間以上放置した結果、担当者がカンカンに怒鳴り込み、担当者を変えろとクレームを入れられたことがあった(結局は、会社の上司や上層部が謝って事なきを得たが…)
サラリーマンよりも、起業する皆様は、とりわけメールの返信を意識した方が良い。今はスマホで数行のメールを簡単に返せる時代なのだから。